仕事・ビジネス

仕事に差が出る!効果的な3つの話し方【これだけ押さえればOK!】

あなたの勇気のギアを上げる!ブロガーまあこです(^^♪

今回は、仕事で求められる話し方、コミュニケーションスキルについてのお話です。

・伝えたいことがあるけど、どこから話していいのか分からない

・話している途中で、何が言いたいのか分からなくなってしまう

・話がいつも長い人がいてイライラする

・「で、つまり何が言いたいの?」と聞きたくなる

こんな風に感じたことがある人へ、

伝えたいことをシンプルに分かりやすく、相手の話の要点を聞き逃さず受け取める方法などについて分かりやすくお伝えしていきます!

効果的な3つの話し方

仕事に必要な話し方は、

・伝える力

・受け取る力

・共感力

の3つです。

職場で起こるトラブルの9割は「ミスコミュニケーション」によって起こるって知っていましたか?

そしてミスコミュニケーションとなる原因は何かというと、

お互いの意図が正しく伝わらない

というところにあるのです。

上司:この間頼んでおいた会議の資料、出来ているか?

部下:はい、これです。

上司:なんだ、まだ資料がそろっていないじゃないか!

部下:しかし、部長は「出来る範囲までやれ」と・・・。

上司:会議は明日だぞ、なぜ出来ていないならもっと早く持ってこないんだ!!

こんな場面、1度は体験したことや見たことがあるのではないでしょうか。

業務を効率よく生産的に進めていく上で、ミスコミュニケーションによって仕事の進行が遅れてしまうのは痛いですよね。

それによって顧客に不利益が出てしまうというような場合はなおさら。

正直、ミスコミュニケーションを減らすだけで職場の生産性は劇的に上がるのではないか、と思います。

では、「伝える力」「受け取る力」「共感力」についてそれぞれ順番に見ていきましょう。

伝える力

人に何かを伝える時に大事なのは、「どう伝えたか」ではなく「どう伝わったか」です。

あなたのコミュニケーションスキルを評価するのは、あなたではなく相手。

何かを伝えるということは、自分には「伝える目的」があるはずですね。

その目的をまず明確にしておき、そのコミュニケーションのゴールがどのような状態になっていればOKなのか?をしっかりとイメージしておいてください。

例えば、先ほどの上司と部下の会話でもう一度考えてみると、

上司の目的は?:会議までに資料を出来る範囲でそろえてほしい。出来ないことがあれば早めに相談してほしい。

これが上司の伝えたい目的ですよね。

そして、それを相手に伝わりやすく話すために「PREP法」(プレップ法)という方法があります。

PREP法

POINT:ポイント、結論 ②REAZON:理由、事実

EXAMPLE:具体例、具体的提案 ④POINT:ポイントのまとめ

PREP法とは、「シンプルで分かりやすく」伝えるために、ビジネスシーンでよく用いられる文章構成スキルです。

専門用語だと少し分かりにくいので、めちゃくちゃ簡単に言いますよー。

①結論(1番伝えたい目的)

②その理由

③だから~した方がいい(具体的に提案)

④まとめ(もう1回結論)

これを元に、先ほどの上司にもう1度挑戦してもらいましょう。

①来週末にある会議の資料を出来る範囲でそろえてほしいんだ(結論)

②なぜなら、社長にも報告する今期の大切な会議だから(理由)

③だから、1日前には資料をそろえておきたいから、もし分からないことや出来ないことがあればなるべく早く報告してほしい(具体的に提案)

④という訳で、会議の資料の準備、よろしく頼むよ

いかがですか?

自分が部下の立場だった時、これなら何をすればいいか分かりやすいですよね。

最後に、「ちゃんと伝わっているか確認したいから復唱してほしい」と言うと、自分の伝えた内容と相手の受け取った内容の誤差が出にくいのでさらに良いと思います

PREP法は、他にも自分の好きな趣味について説明する時や、仕事で提案をする時、面接時の入社希望動機など、様々な場面で当てはめて使うことが出来ます!

ぜひ活用してみてください。

受け取る力

さて、続いて「受け取る力」についてです。

相手が伝えようとしていることは何か?1番肝となる部分は何かを見抜き、受け取る。

受け手のスキルが高いと、話し手がうまく伝えられなくてもある程度理解してあげることが出来るので身に着けておくと便利です。

さて、では再び先ほどの上司と部下の会話から考えてみましょう。

上司:今度の会議の資料、出来る範囲で揃えておいてくれ!

これだけ伝えられても、してほしいこと(目的)が明確ではないですよね。

会議の資料はいつまでに必要なのか?

「出来る範囲」とはどこまでの範囲か?など、

上司の指示には「いつまでに(When)」「どのように(How)」が抜けています。

5W1H

When いつ
Where どこで
Who 誰が
What 何を
Why なぜ
How どのように

とてもメジャーなビジネススキルですが、人に何かを伝える時、伝えられるときは、「5W1H」がシンプルに強いです。

受け取る側は、受け取る内容に誤差がでないように、より具体的に内容を提示するよう相手に確認してください。

確認させて頂きたいのですが、会議の資料はいつまでに用意しておけばいいでしょうか?

また、私の出来る範囲というのが少し分かりにくいのですが・・・

1度自分なりにそろえてみますので、その後確認して頂いてもいいでしょうか?

というように、なるべく細かく相手に確認しておいてください。

面倒くさいと思うかもしれませんが、始めの確認を怠ってしまい、期日間際になってやり直す方がもっと面倒くさいですし、リスクも高くなります。

「上司に聞きにくい」と思うかもしれませんが、上司の立場からすれば、聞いてこない部下の方がよっぽど困ります。

それから、話を聞く際に受け取る側が必ずしておかなればいけないこと、それは

必ずメモを取って記録に残すこと!

私が会社でマネージャーをしていた時、スタッフにはメモを取るように徹底していました。

記憶ほど曖昧なものはないからです。

「言った」「言わない」の水掛け論を防ぐためにも、「あれ、なんだっけ?」と無駄に時間を消費するよりも、記録に残しておけば後で目で見て確認することが出来ます。

そして最後に、「伝える力」でも言いましたが、「理解出来ているか確認したいので復唱しさせてください」と言うとさらに良いですね。

共感力

最後に「共感力」についてです。

どんなに「伝える力」や「受け取る力」が強くても、共感性に欠けているとコミュニケーションは上手くいきません。

なぜなら

人間は感情で動くいきもの

だからです。

どんなに正しい理論を目の前にしても、「分かっているけど出来ない」という事態が発生するのは人間だけです。

そして、「分かっているけど出来ない」という相手の気持ちを理解してあげられるのも人間だけではないでしょうか。

自分のために伝える、受け取るのではなく、ぜひ相手のために伝えて、受け取ってあげてほしいと思います。

先ほどの上司が部下に対して仕事の依頼をした時、部下が共感する気持ちをもって「分かりました!早急に資料を用意します!」と言ってくれれば、上司はとても嬉しいですし、またその部下に仕事を頼みたいと思うでしょう。

部下に対しても、「忙しい時に悪いね、助かるよ」と上司が1言言ってくれれば、部下はとても救われるのではないでしょうか。

 

3つのスキルを簡単に鍛える方法

ここまでビジネスシーンで効果的な3つのスキルについて話してきましたが、それらの能力を高めるために、簡単に出来るトレーニング法をお伝えします。

それは、本を読むことです。

伝える力:この本がどのような内容かを人に伝えるとしたら

受け取る力:この本が1番伝えたいことは何か

共感力:自分の心が動いた箇所、感動した箇所

これらをなるべく簡潔に、シンプルに書き出してみてください。

誰かと同じ本を共有して、お互いの内容についてディスカッションするのも効果的です。

私が元いた会社では、本の要約をスタッフにしてもらい、どこが響いたのか?その本の伝えたいことは何か?をみんなで共有していました。

どんなに短い本でも大丈夫です。

読める文章から選んでトレーニングしていってみてください。

まとめ

今回は「伝える力」「受け取る力」「共感力」についてお話してきました。

・職場のトラブルの9割はミスコミュニケーションによって起こる

・ミスコミュニケーションとなる原因はお互いの意図が正しく伝わらないこと

これらを防ぐために、

・PREP法

・5W1H

人間は感情で動くいきものだと理解する

が有効だと解説しました。

コミュニケーションは練習次第でいくらでも鍛えられます。

ぜひあなたも本を読むところからスタートしてみてください!

最後までお読みいただきありがとうございました(^^)!

 

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